Personvernerklæring

Behandlingsansvarlig

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan vi samler inn og bruker (behandler) personopplysninger i virksomheten vår. Flow Ctrl AS, ved daglig leder Christian Eriksen, er behandlingsansvarlig for behandlingen.

NB! Det er ikke lov til å kopiere noe tekst fra denne personvernerklæringen, jfr. lov om opphavsrett.

Vår kontaktinformasjon er:

Flow Ctrl AS

Forretningsadresse: Lilandsvegen 57,5258 Blomsterdalen
Org.nr.: 925 610 976

E-postadresse: christian@altctrl.no

Vi tar personvernet ditt på alvor og vi har tatt flere grep for å sikre at vi gir deg tydelig informasjon om hvordan vi behandler dataene dine, og hvilke rettigheter du har. Hvis du føler at noe er uklart eller mangler, må du ikke nøle med å kontakte oss.

Rettighetene dine

Ta kontakt med oss hvis du har spørsmål om eller vil benytte deg av en av dine rettigheter. Du har krav på svar senest innen 30 dager. Les mer på Datatilsynets sider.

Hvem vi behandler personopplysninger om

Vi behandler personopplysninger om:

Hvordan vi samler inn personopplysninger

Det er frivillig å oppgi personopplysninger til oss, men for å kunne gjennomføre innsending av deres refusjonsskjema til forspurt klubb/organisasjon trenger vi imidlertid en rekke opplysninger fra deg. Vi verken leier, kjøper eller selger personopplysninger fra/til andre. Vi bruker ikke automatiserte avgjørelser eller profilering i behandlingen av personopplysningene dine, og vi behandler ikke særlige kategorier personopplysninger.

Vi behandler personopplysninger når du:

Formål, rettslig grunnlag og lagring

Etter personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 behandler vi personopplysninger på bakgrunn av:

  1. Ditt samtykke
  2. En avtale vi har inngått
  3. En rettslig forpliktelse vi har
  4. En berettiget interesse vi mener at vi har

Som hovedregel skal ikke personopplysninger behandles og oppbevares lenger enn nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. For å overholde dette har vi årlige GDPR-revisjoner der vi formelt vurderer og går gjennom personvernarbeidet vårt. Hensikten er å endre, oppdatere og om nødvendig slette personopplysninger. Generelt vil vi ikke behandle personopplysninger lenger enn 1 år. Vi vil imidlertid beholde data så lenge vi er pålagt til det etter gjeldende juridiske forpliktelser, for eksempel relatert til regnskaps, skatte- eller ansettelseslovgivning, og/eller andre relevante regler og forskrifter.

Personopplysningene dine blir bare lagret så lenge vi har et formål og et lovlig grunnlag:

Du kan når som helst kontakte oss hvis du ønsker at vi skal slutte å behandle eller slette personopplysningene dine. Vi vil oppfylle pliktene våre etter relevante lovverk. Merk at vi ikke kan slette personopplysninger vi er rettslig forpliktet til å behandle.

Vi har også rutiner for å sikre at personopplysninger blir slettet fra alle relevante systemer når vi ikke lenger har et formål og/eller et rettslig grunnlag for å fortsette å behandle dem.

Slik behandler vi personopplysninger

Her beskriver vi i detalj når og hvordan vi behandler personopplysningene dine, til hvilke formål, på hvilket rettslig grunnlag og hvor lenge.

Vi behandler personopplysninger når:

Du kommuniserer med oss

Når du henvender deg til oss via nettsiden (kontaktskjema, kommentarfelt, chat eller lignende), på e-post, via telefon (anrop, tekstmelding) eller sosiale medier, behandler vi personopplysninger. Avhengig av hvor og hvordan du sender oss melding, kan dette være navn, kontaktinformasjon, IP-adresse og øvrige opplysninger du velger å sende til oss. Vi bruker et CRM- (Customer Relationship Management) og et kundestøttesystem for å behandle personopplysninger om potensielle og eksisterende kunder.

Formålet er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk, og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav. Det rettslige grunnlaget er f), der de berettigede interessene er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk, og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav. Vi går gjennom, arkiverer og sletter henvendelser etter behov, men ikke sjeldnere enn hvert 1 år. Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven.

Du kjøper våre produkter og tjenester

Når du kjøper tjenester fra oss behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon, organisasjon, bestillings- og betalingsinformasjon og kjøpshistorikk. Formålet er å kunne levere en tjeneste til deg etter bestilling/kjøp, for ha en historikk over solgte tjenester og ellers å administrere og følge opp kundeforholdet med deg. Det rettslige grunnlaget er b) avtale og c) rettslig forpliktelse etter bl.a. bokførings- og skatteloven. Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven.

Markedsføring i eksisterende kundeforhold

Når du blir kunde hos oss behandler vi personopplysninger som nevnt over. Dersom du har et eksisterende kundeforhold hos oss vil vi kunne sende deg markedsføring på e-post og SMS, i tråd med markedsføringsloven § 15.

Formålet er å kunne yte god kundeservice. Det rettslige grunnlaget er f), der de berettigede interessene er å kunne tilby deg relevante produkter og tjenester. Det rettslige grunnlaget kan også være a), der du har gitt oss ditt samtykke. Du kan når som helst melde deg av markedsføring på e-post og SMS. Informasjon om hvordan du melder deg av angis i alle e-poster og SMS-er vi sender som er knyttet til markedsføring. Opplysningene oppbevares så lenge kundeforholdet eksisterer, til du melder deg av eller inntil du eventuelt protesterer mot behandlingen.

Du leverer et utleggsskjema på iutlegg.no

Når du velger å benytte utleggsskjema på nettsiden www.iutlegg.no behandler vi personopplysninger for å kunne informere din klubb/organisasjon om kravet du har etterspurt. Opplysningen vi trenger for å gjennomføre forespørslene er navn, adresse, din kontaktinformasjon, opplysninger om din klubb/organisasjon, kontonummer og informasjon om kjøp du ønsker refundert penger. Formålet med å innhente disse opplysningen er at du skal få refundert ditt utlegg som du har gjennomført for klubb/organisasjon, og at din klubb/organisasjon skal ha nok opplysninger til bokføring i regnskapet. Det rettslige grunnlaget er b) avtale. Kvittering/faktura: denne skal legges ved i innsending, og er dokumentasjonen på at kravet er reelt. Kvitteringsbildene som sendes inn via nettsiden lagres på serverne våre. Dette gjøres for å kunne bygge rapportene til din klubb/organisasjon, og er tilgjengelig for oss å se i sin opprinnelige form.

Vi deler ikke informasjonen med andre, eller bruker den til andre formål enn det vi har oppgitt. Ved utfylling av utleggskjema oppgir du den klubben/organisasjonen som skal motta utleggskjema til bokføring og utbetaling. Det rettslige grunnlaget for innsending av utleggskjema er b) avtale.

Du leverer et klubbdommer-skjema på iutlegg.no

Når du velger å benytte klubbdommer skjema på nettsiden www.iutlegg.no behandler vi personopplysninger for å kunne informere din klubb/organisasjon om kravet du har etterspurt. Opplysningen vi trenger for å gjennomføre forespørslene er navn, din kontaktinformasjon, opplysninger om din klubb/organisasjon, kontonummer, navn på hjemmelag og bortelag, samt dato for kamp. Formålet med å innhente disse opplysningen er at du skal få utbetalt dommerhonorar som du har gjennomført for din klubb/organisasjon, og at din klubb/organisasjon skal ha nok opplysninger til bokføring i regnskapet. Det rettslige grunnlaget er b) avtale.

Vi deler ikke informasjonen med andre, eller bruker den til andre formål enn det vi har oppgitt. Ved utfylling av klubbdommerskjema oppgir du den klubben/organisasjonen som skal motta utleggskjema til bokføring og utbetaling. Det rettslige grunnlaget for innsending av utleggskjema er b) avtale.

Du er en leverandør eller samarbeider med oss

Når du inngår en avtale med oss enten som leverandør, samarbeidspartner eller databehandler, behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon og korrespondanse. Formålet er å kunne inngå en avtale med deg og det rettslige grunnlaget er b) avtale. Opplysningene oppbevares inntil fem år etter reglene i bokføringsloven. Vi behandler personopplysninger knyttet til generell korrespondanse og kommunikasjon som beskrevet over.

Hvem vi deler personopplysninger med

For å kunne drive virksomheten vår effektivt og sikkert, er vi noen ganger nødt til å dele personopplysningene dine med parter som:

Vi krever at alle vi deler personopplysningene dine med sikrer dataene dine i henhold til god informasjonssikkerhet og etter kravene i personvernforordningen. Vi inngår databehandleravtale med alle som behandler data på våre vegne.

Overføring av personopplysninger utenfor EU/EØS

I noen tilfeller overføres personopplysningene dine utenfor EU/EØS, for eksempel der vi bruker leverandører utenfor EU/EØS til å håndtere utsendelse av nyhetsbrev, til å behandle kundeopplysninger, for å tilgjengeliggjøre produkter og tjenester på nettsiden vår, for å muliggjøre betaling, for sikkerhet på nettsiden vår og ellers for å kunne drive virksomheten vår på en trygg og effektiv måte.

Overføring av personopplysninger til utenfor EU/EØS er kun tillatt til land EU-kommisjonen har godkjent, eller under nødvendige garantier etter personvernforordningen. Dette kan for eksempel være EUs standardkontrakter. Dersom du vil vite hvilke leverandører vi bruker utenfor EU/EØS, og få tilgang til dokumentasjon av nødvendige garantier, kan du ta kontakt med oss.

Sikkerhet

Vi tar informasjonssikkerhet på alvor, og vi vil alltid gjøre vårt ytterste for å ivareta personopplysningene dine på best mulig måte. Blant annet bruker vi sterke passord, kryptering av data, tilgangskontroll, sikkerhetskopiering og tofaktorautentisering for å sikre dataene våre og hindre at uvedkommende får tilgang til å se, endre, slette eller på noen måter påvirke dataene vi oppbevarer, inkludert personopplysningene dine.

Vi bruker kun anerkjente leverandører av IT- og administrasjonstjenester som webhotell, sikkerhet på nettsiden og PC, virusprogram, e-postleverandør, sikkerhetskopiering, og mer. Vi tillater kun andre å få innsyn i og/eller behandle personopplysningene dine i henhold til våre instruksjoner, og kun der det er strengt nødvendig (f.eks. ved IT-support).

Vi har etablert rutiner for håndtering av brudd på datasikkerhet, og vi vil, ved avvik, sende avviksmelding til Datatilsynet innen 72 timer etter oppdaget brudd. Dersom bruddet medfører høy personvernrisiko, vil vi også varsle berørte registrerte.

Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert: 02.02.2022

Endringslogg:

23.08.2020 – v1.0
09.05.2021 – v1.1
02.02.2022 – v1.2

NB! Det er ikke lov til å kopiere noe tekst fra denne personvernerklæringen, jfr. lov om opphavsrett.

v1.4

Flow Ctrl AS

Org.nr 925610976

christian@altctrl.no



Personvernerklæring